--- title: "KSeF – Aktualisierte Termine zur Einführung der E-Rechnungspflicht" type: "page" url: "https://cnkp.pl/de/blog-de/alerty-2-2/ksef-aktualisierte-termine-zur-einfuehrung-der-e-rechnungspflicht" --- * [Home](https://cnkp.pl/de/) * [Blog](https://cnkp.pl/de/blog-de) * [Alerts](https://cnkp.pl/de/blog-de/alerty-2-2) * KSeF – Aktualisierte Termine zur Einführung der E-Rechnungspflicht # KSeF – Aktualisierte Termine zur Einführung der E-Rechnungspflicht [Marcin Kowalski](https://cnkp.pl/de/blog-de/author/marcin-kowalski) [Tomasz Mróz](https://cnkp.pl/de/blog-de/author/tomasz-mroz) 7 Oktober 2025 [Alerts](https://cnkp.pl/de/blog-de/alerty-2-2) am **27. August 2025** hat der Präsident der Republik Polen die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes (UStG) unterzeichnet, die die Fristen für die Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems **(nachfolgend „KSeF")** anpasst. **Was ist KSeF?** KSeF ist ein IT-System zur Ausstellung, zum Zugriff, Empfang und zur Archivierung von strukturierten Rechnungen. Ziel der Einführung ist es, den Prozess der Ausstellung und des Empfangs von Rechnungen in Echtzeit zu zentralisieren. Darüber hinaus ermöglicht KSeF die Verwaltung von Zugriffsrechten und damit einen besseren Datenschutz sowie die Ausstellung von Rechnungen ausschließlich durch berechtigte Personen. Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen über KSeF betrifft die meisten **aktiven** **Mehrwertsteuerpflichtigen** sowie **Unternehmer, die von der Mehrwertsteuer befreit sind** . Das UStG sieht bestimmte Ausnahmen von der Pflicht zur Nutzung von KSeF vor. Nicht betroffen sind unter anderem Unternehmen ohne Sitz in Polen oder solche, die Waren und Dienstleistungen an Nichtunternehmer liefern. Ebenfalls ausgenommen sind sogenannte **VAT-RR-Rechnungen** , **die den Erwerb landwirtschaftlicher Erzeugnisse von pauschalbesteuerten Landwirten dokumentieren** . Die Möglichkeit, diese Rechnungen freiwillig über KSeF auszustellen, wird ab dem 1. April 2026 bestehen. Ab dem 1. Februar 2026 entfällt gleichzeitig die bisher geltende bevorzugte Frist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer (40 Tage) für Unternehmen, die VAT-RR-Rechnungen verwenden. **Zeitplan der Einführung von KSeF** Die Einführung erfolgt in zwei Hauptetappen, mit einem zusätzlichen Aufschub für Kleinstunternehmen: * **Ab dem 1. Februar 2026** : für Großunternehmen (Umsatz 2024 über 200 Mio. PLN brutto); * **Ab dem 1. April 2026** : für alle übrigen Unternehmer, mit Ausnahme der Kleinstunternehmen; * **Ab dem 1. Januar 2027** : für Kleinstunternehmen und digital benachteiligte Unternehmen, deren Transaktionen nur geringe Beträge betreffen (bis 450 PLN pro Rechnung bzw. bis zu 10.000 PLN pro Monat). **Übergangsregelungen** Gemäß der jüngsten Änderung des Mehrwertsteuergesetzes vom **5. August 2025** können Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2024 **200 Mio. PLN brutto** nicht überstiegen hat, im Zeitraum vom **1. Februar bis 31. März 2026** Rechnungen weiterhin elektronisch oder in Papierform ausstellen. Unternehmen, deren monatlicher Umsatz **10.000 PLN brutto** nicht übersteigt, können im Zeitraum vom **1. April bis 31. Dezember 2026** ebenfalls Rechnungen elektronisch oder in Papierform ausstellen. **Bis Ende 2026** gilt zudem: * Rechnungen aus **Registrierkassen** dürfen weiterhin ausgestellt werden; * **Fehler** bei der Ausstellung von Rechnungen über KSeF werden **nicht sanktioniert** ; * die Angabe der **KSeF-Nummer** bei Zahlungen (auch bei Anwendung des Mechanismus der geteilten Zahlung, **MPP** ) ist **nicht verpflichtend** . **Testphase und Pilotumgebung** Laut Ankündigung des Finanzministeriums wird ab dem **30. September 2025 das API-System** von KSeF 2.0 für alle Integratoren und Großunternehmen offen zugänglich sein. Ab **November 2025** soll zudem eine Testversion der „ **KSeF-Steuerzahler-App 2.0"** bereitgestellt werden, um allen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Funktionen des Systems kennenzulernen. Rechnungen, die in der **Testumgebung** (API und Steuerzahler-App) ausgestellt werden, entfalten **keine rechtliche Wirkung** , stellen jedoch eine einmalige Gelegenheit dar, sich mit KSeF vertraut zu machen. Die finale Version des Systems für den **rechtsgültigen Rechnungsverkehr** steht ab dem **1. Februar 2026** zur Verfügung. Ab diesem Zeitpunkt sind die jeweils betroffenen Unternehmer **verpflichtet** , Rechnungen über KSeF auszustellen. **Zertifikate** Das **KSeF-Zertifikat** stellt eine Form der Authentifizierung im System dar. Ab dem **1. November 2025** können Unternehmen Zertifikate für Rechnungsaussteller beantragen. Das Zertifikat wird benötigt, um Rechnungen **außerhalb von KSeF** an andere Unternehmen zu übermitteln und **die Identität des Ausstellers** zu bestätigen. Es ermöglicht die Anmeldung im System sowie die Überprüfung der von Ihrer Firma erteilten Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter. Die Zertifikate werden für **zwei Jahre** ausgestellt und können jeweils um weitere **zwei Jahre** verlängert werden. **Ein Antrag auf ein KSeF-Zertifikat kann gestellt werden von** : * natürlichen Personen, die in der Mitteilung **ZAW-FA** gemeldet sind; * natürlichen Personen mit **Eigentümerrechten** ; * **juristischen Persone** n mit Eigentümerrechten, die sich mit einem **qualifizierten** **elektronischen Siegel** authentifizieren (bei Kapitalgesellschaften – eine **vertretungsberechtigte Person** ). Für die Anmeldung in KSeF ist erforderlich: eine **qualifizierte elektronische Signatur** , ein qualifiziertes elektronisches Siegel, das Profil Zaufany (vertrauenswürdiges Profil) oder ein KSeF-Zertifikat. **Online- und Offline-Modus, Wartungsarbeiten und Störungen** KSeF ermöglicht die Ausstellung von Rechnungen sowohl online als auch offline. **Online-Modus:** Rechnungen werden in **Echtzeit** erstellt und an das System übermittelt. **Offline-Modus:** Rechnungen werden zunächst außerhalb von KSeF erstellt und später in das System hochgeladen – vorgesehen für Situationen wie **Wartungsarbeiten** , **Systemstörungen** oder eingeschränkte Internetverbindungen. **Fristen für die Nachmeldung** Die Fristen für die Nachmeldung unterscheiden sich je nach Ursache: * **Bei einer Systemstörung** (offiziell im BIP und in der API-Schnittstelle bekanntgegeben) muss die Rechnung innerhalb von **7 Arbeitstagen** nach Ende der Störung übermittelt werden; * **Bei Wartungsarbeiten** beträgt die Frist nur **1 Arbeitstag** nach Ende der Nichtverfügbarkeit; * **Eine totale Störung** betrifft außergewöhnliche Fälle wie **Krieg** oder **Naturkatastrophen** – hier können Rechnungen in **Papierform** ausgestellt und übermittelt werden; * **Liegt die Ursache** **auf Seiten des Unternehmers** (z. B. Internetausfall oder Hardwaredefekt), können Rechnungen außerhalb von KSeF erstellt werden. Sie müssen jedoch dem Schema **FA(3)** entsprechen und spätestens am **nächsten Arbeitstag** nach Ausstellung an KSeF übermittelt werden. **Mobile App KSeF** Unternehmer können ihre Rechnungen auch über die kostenlose **KSeF-Mobile-App** (Version 2.0) verwalten. Die App wird regelmäßig aktualisiert und steht im **Google Play Store** sowie im **App Store** zum Download bereit. Sie ermöglicht unter anderem die Verwaltung von **Verkäuferprofilen** sowie die **Verwaltung von Kundendaten und Bankverbindungen** . **Zusammenfassung** Die verpflichtende Nutzung von KSeF stellt für Steuerpflichtige eine **große Herausforderung** dar. In den kommenden Monaten sind Aktualisierungen der Rechnungsstruktur **FA(3)** sowie der **API-Dokumentation** für KSeF 2.0 zu erwarten. **Empfohlene Vorbereitungsschritte** Wir empfehlen, frühzeitig zu prüfen, ob Ihre **Buchhaltungs- und ERP-Systeme** die neue Struktur **FA(3)** unterstützen und mit **KSeF 2.0** kompatibel sind. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre **Mitarbeiter zu schulen** und die **Pilotumgebung** von KSeF kennenzulernen. Bereits vor dem Starttermin können Sie die erforderlichen **Zertifikate** beantragen und Ihre **IT-Infrastruktur** an die Anforderungen des Systems anpassen – um die neuen Pflichten **sicher und zuverlässig** zu erfüllen. **Wichtige Zeitplanung** Da KSeF in **wenigen Monaten** verpflichtend wird, empfehlen wir, sich r **echtzeitig vorzubereiten** . Beachten Sie außerdem, dass die Einführung in eine Zeit fällt, in der Ihre Buchhaltungs- und Steuerteams mit **Steuererklärungen** und **Jahresabschlüssen** ausgelastet sein werden (d. h. zum **1.** **Februar 2026** bzw. **1. April 2026** ). **Wichtiger Hinweis** Diese Information stellt **keine steuerliche Beratung** dar und entspricht dem Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Dieser Artikel wurde aus dem Polnischen mithilfe eines automatischen Online-Übersetzungssystems übersetzt. Die Übersetzung kann geringfügige sprachliche, stilistische oder inhaltliche Ungenauigkeiten enthalten. Im Zweifelsfall wird empfohlen, auf die Originalfassung des Textes zurückzugreifen. ### [Marcin Kowalski](https://cnkp.pl/de/blog-de/author/marcin-kowalski) Doradca podatkowy, prawnik, absolwent Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz Europejskiego Uniwersytetu „Viadrina” we Frankfurcie nad Odrą, gdzie uzyskał tytuł Master of German and Polish Law (LL.M.) oraz tytuł potwierdzający ukończenie studiów prawniczych w Niemczech – Magister Legum (LL.M.). ##### [Szczegóły BIO](https://cnkp.pl/zespol/marcin-kowalski) ### [Tomasz Mróz](https://cnkp.pl/de/blog-de/author/tomasz-mroz) Ukończył Wyższą Szkołę Bankową w Poznaniu (obecnie Uniwersytet Merito) na kierunku Zarządzanie oraz studia podyplomowe na kierunku „Gospodarka, rachunkowość i sprawozdawczość budżetowa” na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. W roku 2024 uzyskał uprawnienia doradcy podatkowego nr 14999. [Szczegóły w BIO](https://www.cnkp.pl/zespol/tomasz-mroz) #### Zobacz inne: