28 styczeń 2025
Alerty
Szanowni Państwo,
27 sierpnia 2025 roku Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy VAT, która aktualizuje terminy związane z działaniem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako „KSeF”).
Czym jest KSeF?
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, dostępu, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Celem wprowadzenia KSeF jest scentralizowanie procesu wystawiania i odbioru faktur, który ma miejsce w czasie rzeczywistym. Co więcej, KSeF pozwala na zarządzanie uprawnieniami, a tym samym na lepszą ochronę danych i wystawianie faktur przez osoby do tego powołane.
Obowiązek wystawiania faktur w ramach KSeF będzie dotyczyć większości podatników VAT czynnych, jak i korzystających ze zwolnień z VAT.
Przepisy ustawy VAT przewidują pewne wyjątki od obowiązku korzystania z KSeF. Nie podlegają tym obowiązkom podmioty, które m. in. nie posiadają siedziby na terenie Polski albo dokonują dostaw towarów i usług na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Przepisy ustawy VAT przewidują natomiast, że faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r. Decyzja o wyborze wystawiania faktur będzie mieć w dużej mierze charakter organizacyjny. Od 1 lutego 2026 wraz z obligatoryjnym obowiązkiem KSeF uchylony zostaje preferencyjny termin 40-dniowego zwrotu podatku VAT dla podmiotów korzystających z faktur VAT RR.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Przepisy ustawy VAT przewidują wprowadzenie KSeF, w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników,
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników, „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).
Zgodnie z najnowszą zmianą ustawy o VAT z dnia 5 sierpnia 2025 roku firmy, które nie przekroczyły w 2024 roku wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku 200 000 000,00 zł, będą mogły w okresie od 1 lutego 2026 do 31 marca 2026 wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Firmy, których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000,00 zł, okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Z uwagi na skalę zmian i konieczność dostosowania się przez przedsiębiorców do nowych obowiązków, do końca 2026 roku:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Chociaż przepisy będą wymagały od podatników korzystania z KSeF, to błędy wynikające z fakturowania lub nieterminowego przesyłania faktur do KSeF w pierwszym roku korzystania nie będą podlegały sankcjom.
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.
Z kolei od listopada 2025 r. Ministerstwo planuje udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych. Jest to unikalna dla Państwa okazja do zapoznania się z systemem KSeF.
Finalna wersja systemu pozwalająca na wystawianie faktur w faktycznym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu przedsiębiorcy objęci obowiązkiem KSeF w zgodzie z harmonogramem, będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF.
Certyfikaty
Certyfikat KSeF ma stanowić jedną z form uwierzytelniania się w systemie informatycznym. Od 1 listopada 2025 r. będziecie Państwo mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur.
Certyfikat KSeF będzie wymagany do opatrywania faktur wysyłanych innym podmiotom poza KSeF oraz potwierdzaniu tożsamości wystawcy faktury. Certyfikat umożliwi uwierzytelnienie się w KSeF i weryfikację uprawnień nadanych przez Państwa firmę konkretnemu pracownikowi. Tym co jest istotne, to fakt, że certyfikaty KSeF wydawane będą na okres dwóch lat. Zgodnie z treścią projektu rozporządzania w sprawie korzystania z KSeF, przed upływem ważności certyfikatu będzie można go odnowić na kolejne dwa lata.
O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić:
- osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
- osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
- podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF. W przypadku spółek kapitałowych będzie to osoba uprawniona do reprezentacji.
Zatem w celu zalogowania się do KSeF konieczne będzie posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, Profilu Zaufanego albo certyfikatu KSeF.
Tryb offline, prace serwisowe MF, awaria, awaria całkowita
KSeF umożliwia wystawianie faktur w dwóch trybach, online i offline. Tryb online polega na wystawianiu faktur i ich wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF. Natomiast tryb offline polega na wystawieniu faktury poza KSeF oraz dosłaniu jej w późniejszym czasie do systemu, który reguluje ustawa VAT. Ten tryb został przewidziany na takie okoliczności jak: prace serwisowe w KSeF, awarii czy też niskiej jakości sieci transmisyjnej albo braku połączenia z internetem.
Ustawa VAT wskazuje różne terminy na przesłanie faktury do KSeF w zależności od przesłanki jaka wystąpiła. Jeżeli wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. W przypadku, gdyby w ciągu tych 7 dni zaszła kolejna awaria, to termin rozpocznie bieg od zakończenia tej kolejnej awarii.
Przy pracach serwisowych termin na dosłanie faktury do KSeF jest zdecydowanie krótszy i wynosi on jeden dzień roboczy od zakończenia niedostępności.
Natomiast awaria całkowita dotyczy bardzo wyjątkowych sytuacji jak wojna czy kęska żywiołowa. Wtedy można wystawiać faktury papierowe i przekazywać je poza KSeF.
Tryb offline to rozwiązanie, gdy awaria dotyczy internetu, czy sprzętu IT - słowem, awaria będzie leżeć po stronie podatnika. Faktury mogą być wystawiane poza KSeF jednakże muszą zachować swoją zgodność ze schemą FA(3) i najpóźniej w następnym dniu roboczym od jej wystawienia muszą być przesłane do KSeF.
Aplikacja mobilna KSeF
Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF. Aplikacja będzie regularnie aktualizowana. Będzie dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store w wersji KSeF 2.0. Aplikacja pozwoli na zarządzanie profilami sprzedawcy, czy na tworzenie list nabywców i rachunków bankowych.
Podsumowanie
Obowiązkowe fakturowanie z pomocą KSeF, to duże wyzwanie dla podatników. W nadchodzących miesiącach należy spodziewać się aktualizacji struktury FA(3) (tj. wzoru jak FV będzie wyglądać) oraz dokumentacji interfejsu programistycznego (API) dla KSeF 2.0. Rekomendujemy aby zweryfikowali Państwo m. in. czy Państwa systemy księgowe będą w stanie obsługiwać zaktualizowaną strukturę FA(3) oraz czy są kompatybilne z KSeF 2.0.
Mają Państwo teraz okazję, by przeszkolić pracowników i zapoznać się z pilotażowym środowiskiem KSeF. Jeszcze przed terminem obowiązkowego wdrożenia KSeF możecie Państwo uzyskać wymagane certyfikaty wystawcy faktury oraz dostosować swoją infrastrukturę IT do wymogów KSeF aby z jak największym komfortem i pewnością sprostać nowym obowiązkom.
Mając na uwadze fakt, iż w ciągu kilku miesięcy KSeF będzie obligatoryjny, warto w naszej ocenie przygotować się do wdrożenia go wcześniej.
Zwracamy uwagę, że KSeF stanie się obowiązkowy w okresie, w którym Państwa zespoły księgowe i podatkowe będą zajmować się rozliczeniami podatkowymi oraz przygotowywaniem sprawozdań finansowych (tj. 1 luty 2026 / 1 kwietnia 2026).
Ważne zastrzeżenie dotyczące informacji
Uprzejmie informujemy, że niniejsza informacja nie stanowi usługi doradztwa podatkowego
i jest zgodna ze stanem prawnym na dzień jej przygotowania.
W przypadku pytań, pozostajemy do Państwa dyspozycji.