E-Doręczenia od 2025 roku: Nowe obowiązki dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych

Szanowni Państwo,

informujemy, iż od 1.01.2025 r. zostaną wdrożone rozwiązania techniczne, które umożliwią
e-Doręczenia na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: Ustawa). 

Cel wprowadzenia systemu e-Doręczeń

Celem wprowadzenia systemu e-Doręczeń jest usprawnienie kontaktów pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi.  

E-Doręczenie stanowić ma główne i domyślne narzędzie obiegu korespondencji. Docelowo system doręczeń elektronicznych ma zastąpić tradycyjne przesyłki rejestrowane, tj. listy polecone.

Kogo obejmie obowiązek e-Doręczeń?

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie więc dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG.

Harmonogram wdrażania e-Doręczeń

Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem:

•  od 1.01.2025 r. – e-Doręczenia obejmą, m.in.: organy administracji rządowej, jednostki budżetowe obsługujące te organy, inne organy władzy publicznej, ZUS, KRUS, NFZ, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1.01.2025 r.,
•  od 1.04.2025 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1.01.2025 r.
•  od 1.07.2025 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31.12.2024 r.                    -  w przypadku dokonania zmian we wpisie po 30.06.2025 r.
•  od 1.10.2026 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31.12.2024 r.

Techniczne aspekty e-Doręczeń

Ustalony dla danego podmiotu adres do e-doręczeń połączony będzie z przyporządkowana do niego skrzynką do doręczeń.

Zgodnie z Ustawą, adresem do doręczeń elektronicznych jest niepowtarzalny adres elektroniczny, dzięki któremu będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed dostarczeniem danych.

Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń?

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego e-doręczenia oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń nastąpi na podstawie m.in. wniosku składanego online.

Wniosek może złożyć pełnomocnik. Złożenie wniosku nie podlega opłacie. 

Obowiązki i prawa podmiotów niepublicznych

Należy pamiętać, iż podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną (tj. m.in. spółka z o.o., spółka jawna, spółka akcyjna) ma obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń. Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest z kolei uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki do doręczeń.

Podsumowanie

Wprowadzenie e-Doręczeń to kolejny krok ku cyfryzacji i nowoczesnemu zarządzaniu dokumentami w Polsce. Obowiązek ten zmieni sposób, w jaki przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne będą wymieniać dokumenty, wprowadzając szybszą i bezpieczniejszą formę komunikacji.

Zachęcamy Państwa do bliższego zapoznania się z zagadnieniem e-Doręczeń, aby przygotować się na nadchodzący moment wejścia w życie procedur e-Doręczeń.

Jeśli moglibyśmy być Państwu pomocni, czy to w pełniejszym wyjaśnieniu prawnych regulacji,i mechanizmów wprowadzania i uruchamiania e-Doręczeń, czy w zakładaniu (wnioskowaniu) o skrzynkę dla e-Doręczeń, pozostajemy do dyspozycji.

Ważne zastrzeżenie dotyczące informacji

Uprzejmie informujemy, że niniejsza informacja nie stanowi usługi doradztwa prawnego
i jest zgodna ze stanem prawnym na dzień jej przygotowania.