am 27. August 2025 hat der Präsident der Republik Polen die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes (UStG) unterzeichnet, die die Fristen für die Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems (nachfolgend „KSeF") anpasst.
Was ist KSeF?
KSeF ist ein IT-System zur Ausstellung, zum Zugriff, Empfang und zur Archivierung von strukturierten Rechnungen. Ziel der Einführung ist es, den Prozess der Ausstellung und des Empfangs von Rechnungen in Echtzeit zu zentralisieren. Darüber hinaus ermöglicht KSeF die Verwaltung von Zugriffsrechten und damit einen besseren Datenschutz sowie die Ausstellung von Rechnungen ausschließlich durch berechtigte Personen.
Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen über KSeF betrifft die meisten aktiven Mehrwertsteuerpflichtigen sowie Unternehmer, die von der Mehrwertsteuer befreit sind.
Das UStG sieht bestimmte Ausnahmen von der Pflicht zur Nutzung von KSeF vor. Nicht betroffen sind unter anderem Unternehmen ohne Sitz in Polen oder solche, die Waren und Dienstleistungen an Nichtunternehmer liefern.
Ebenfalls ausgenommen sind sogenannte VAT-RR-Rechnungen, die den Erwerb landwirtschaftlicher Erzeugnisse von pauschalbesteuerten Landwirten dokumentieren. Die Möglichkeit, diese Rechnungen freiwillig über KSeF auszustellen, wird ab dem 1. April 2026 bestehen. Ab dem 1. Februar 2026 entfällt gleichzeitig die bisher geltende bevorzugte Frist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer (40 Tage) für Unternehmen, die VAT-RR-Rechnungen verwenden.
Zeitplan der Einführung von KSeF
Die Einführung erfolgt in zwei Hauptetappen, mit einem zusätzlichen Aufschub für Kleinstunternehmen:
- Ab dem 1. Februar 2026: für Großunternehmen (Umsatz 2024 über 200 Mio. PLN brutto);
- Ab dem 1. April 2026: für alle übrigen Unternehmer, mit Ausnahme der Kleinstunternehmen;
- Ab dem 1. Januar 2027: für Kleinstunternehmen und digital benachteiligte Unternehmen, deren Transaktionen nur geringe Beträge betreffen (bis 450 PLN pro Rechnung bzw. bis zu 10.000 PLN pro Monat).
Übergangsregelungen
Gemäß der jüngsten Änderung des Mehrwertsteuergesetzes vom 5. August 2025 können Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Mio. PLN brutto nicht überstiegen hat, im Zeitraum vom 1. Februar bis 31. März 2026 Rechnungen weiterhin elektronisch oder in Papierform ausstellen.
Unternehmen, deren monatlicher Umsatz 10.000 PLN brutto nicht übersteigt, können im Zeitraum vom 1. April bis 31. Dezember 2026 ebenfalls Rechnungen elektronisch oder in Papierform ausstellen.
Bis Ende 2026 gilt zudem:
- Rechnungen aus Registrierkassen dürfen weiterhin ausgestellt werden;
- Fehler bei der Ausstellung von Rechnungen über KSeF werden nicht sanktioniert;
- die Angabe der KSeF-Nummer bei Zahlungen (auch bei Anwendung des Mechanismus der geteilten Zahlung, MPP) ist nicht verpflichtend.
Testphase und Pilotumgebung
Laut Ankündigung des Finanzministeriums wird ab dem 30. September 2025 das API-System von KSeF 2.0 für alle Integratoren und Großunternehmen offen zugänglich sein.
Ab November 2025 soll zudem eine Testversion der „KSeF-Steuerzahler-App 2.0" bereitgestellt werden, um allen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Funktionen des Systems kennenzulernen. Rechnungen, die in der Testumgebung (API und Steuerzahler-App) ausgestellt werden, entfalten keine rechtliche Wirkung, stellen jedoch eine einmalige Gelegenheit dar, sich mit KSeF vertraut zu machen.
Die finale Version des Systems für den rechtsgültigen Rechnungsverkehr steht ab dem 1. Februar 2026 zur Verfügung. Ab diesem Zeitpunkt sind die jeweils betroffenen Unternehmer verpflichtet, Rechnungen über KSeF auszustellen.
Zertifikate
Das KSeF-Zertifikat stellt eine Form der Authentifizierung im System dar. Ab dem 1. November 2025 können Unternehmen Zertifikate für Rechnungsaussteller beantragen.
Das Zertifikat wird benötigt, um Rechnungen außerhalb von KSeF an andere Unternehmen zu übermitteln und die Identität des Ausstellers zu bestätigen. Es ermöglicht die Anmeldung im System sowie die Überprüfung der von Ihrer Firma erteilten Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter.
Die Zertifikate werden für zwei Jahre ausgestellt und können jeweils um weitere zwei Jahre verlängert werden.
Ein Antrag auf ein KSeF-Zertifikat kann gestellt werden von:
- natürlichen Personen, die in der Mitteilung ZAW-FA gemeldet sind;
- natürlichen Personen mit Eigentümerrechten;
- juristischen Personen mit Eigentümerrechten, die sich mit einem qualifizierten elektronischen Siegel authentifizieren (bei Kapitalgesellschaften – eine vertretungsberechtigte Person).
Für die Anmeldung in KSeF ist erforderlich: eine qualifizierte elektronische Signatur, ein qualifiziertes elektronisches Siegel, das Profil Zaufany (vertrauenswürdiges Profil) oder ein KSeF-Zertifikat.
Online- und Offline-Modus, Wartungsarbeiten und Störungen
KSeF ermöglicht die Ausstellung von Rechnungen sowohl online als auch offline.
Online-Modus: Rechnungen werden in Echtzeit erstellt und an das System übermittelt.
Offline-Modus: Rechnungen werden zunächst außerhalb von KSeF erstellt und später in das System hochgeladen – vorgesehen für Situationen wie Wartungsarbeiten, Systemstörungen oder eingeschränkte Internetverbindungen.
Fristen für die Nachmeldung
Die Fristen für die Nachmeldung unterscheiden sich je nach Ursache:
- Bei einer Systemstörung (offiziell im BIP und in der API-Schnittstelle bekanntgegeben) muss die Rechnung innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Ende der Störung übermittelt werden;
- Bei Wartungsarbeiten beträgt die Frist nur 1 Arbeitstag nach Ende der Nichtverfügbarkeit;
- Eine totale Störung betrifft außergewöhnliche Fälle wie Krieg oder Naturkatastrophen – hier können Rechnungen in Papierform ausgestellt und übermittelt werden;
- Liegt die Ursache auf Seiten des Unternehmers (z. B. Internetausfall oder Hardwaredefekt), können Rechnungen außerhalb von KSeF erstellt werden. Sie müssen jedoch dem Schema FA(3) entsprechen und spätestens am nächsten Arbeitstag nach Ausstellung an KSeF übermittelt werden.
Mobile App KSeF
Unternehmer können ihre Rechnungen auch über die kostenlose KSeF-Mobile-App (Version 2.0) verwalten. Die App wird regelmäßig aktualisiert und steht im Google Play Store sowie im App Store zum Download bereit. Sie ermöglicht unter anderem die Verwaltung von Verkäuferprofilen sowie die Verwaltung von Kundendaten und Bankverbindungen.
Zusammenfassung
Die verpflichtende Nutzung von KSeF stellt für Steuerpflichtige eine große Herausforderung dar. In den kommenden Monaten sind Aktualisierungen der Rechnungsstruktur FA(3) sowie der API-Dokumentation für KSeF 2.0 zu erwarten.
Empfohlene Vorbereitungsschritte
Wir empfehlen, frühzeitig zu prüfen, ob Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme die neue Struktur FA(3) unterstützen und mit KSeF 2.0 kompatibel sind.
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter zu schulen und die Pilotumgebung von KSeF kennenzulernen. Bereits vor dem Starttermin können Sie die erforderlichen Zertifikate beantragen und Ihre IT-Infrastruktur an die Anforderungen des Systems anpassen – um die neuen Pflichten sicher und zuverlässig zu erfüllen.
Wichtige Zeitplanung
Da KSeF in wenigen Monaten verpflichtend wird, empfehlen wir, sich rechtzeitig vorzubereiten. Beachten Sie außerdem, dass die Einführung in eine Zeit fällt, in der Ihre Buchhaltungs- und Steuerteams mit Steuererklärungen und Jahresabschlüssen ausgelastet sein werden (d. h. zum 1. Februar 2026 bzw. 1. April 2026).
Wichtiger Hinweis
Diese Information stellt keine steuerliche Beratung dar und entspricht dem Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
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