Czy dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów z roku na rok staje się coraz bardziej popularny ze względu na ogólnodostępność i łatwość odbioru danych w każdym miejscu na świecie. Rodzi to nowe możliwości, ponieważ sposób przechowywania dokumentów księgowych może w istotny sposób wpłynąć na organizację pracy firm, a także realizowanie strategii zrównoważonego, ekologicznego rozwoju biznesu w myśl popularnej polityki działań CSR (Corporate Social Responsibility). Kluczowe pytanie w tym kontekście brzmi, czy ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej i jakie rodzi to skutki natury prawno-podatkowej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) w wydanej przy naszym współudziale interpretacji podatkowej potwierdził możliwość posiadania przez przedsiębiorców tylko e-archiwum, wskazując, że „regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. (…) Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.” Organ zaznaczył jednak, że bez względu na formę przechowywania dokumentów księgowych, podatnik jest zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów, zapewnić odpowiednim organom na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warto dodać, że DKIS rozstrzygnął także, że sposób przechowywania dokumentów źródłowych nie wpływa na możliwość odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego, o ile dokument posiada niezbędne dane określone w art. 106e ustawy o VAT regulującym zasady wystawiania faktur VAT. Przesądza to bowiem o możliwości potraktowania dokumentu źródłowego jako faktury VAT i wszelkich wynikających z tego korzyści dla podatnika.

Wydana interpretacja potwierdza już obszerną linię orzeczniczą dotyczącą możliwości posiadania przez przedsiębiorców e-archiwum i stanowi kolejny krok w kierunku optymalizacji pracy oraz odejścia od tradycyjnego przechowywania dokumentów w wersji papierowej, co może wiązać się z redukcją kosztów i oszczędnością miejsca dla firm zmagających się cyklicznie z ogromną ilością dokumentacji papierowej.

Zachęcamy Państwa do zapoznania się z treścią wydanej interpretacji: sygn. 0112-KDIL1-1.4012.632.2021.1.AW, a w przypadku pytań zachęcamy do kontaktu.