Praca zdalna nie zawsze powoduje powstanie zakładu podatkowego

Kwestia wpływu pracy zdalnej na powstanie zakładu podatkowego od kilku lat pozostaje jednym z najbardziej problematycznych zagadnień w praktyce opodatkowania działalności transgranicznej. Zmiana modelu wykonywania pracy po 2020 r. wymusiła rewizję dotychczasowych schematów interpretacyjnych, co wyraźnie widać na tle stanowisk Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz orzecznictwa sądów administracyjnych.

Praktyka interpretacyjna z 2025 r. pokazuje, że organy podatkowe były skłonne przypisywać istotne znaczenie samemu faktowi wykonywania pracy zdalnej z terytorium Polski. Przykładowo, w interpretacjach z dnia 23 kwietnia 2025 r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.86.2025.2.MW oraz z dnia 6 czerwca 2025 r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.178.2025.2.MW Dyrektor KIS wskazywał, że miejsce zamieszkania pracownika może zostać uznane za stałą placówkę przedsiębiorstwa, jeżeli jest wykorzystywane w sposób ciągły do prowadzenia działalności gospodarczej. Podkreślano, że znaczenie ma faktyczny sposób wykonywania obowiązków oraz ich związek z działalnością podmiotu zagranicznego. Jeżeli pracownik realizował zadania o charakterze operacyjnym, bezpośrednio powiązane z główną działalnością przedsiębiorstwa, i wykonywał je w sposób powtarzalny z jednego miejsca w Polsce, to okoliczność ta mogła – zdaniem organu – przemawiać za istnieniem zakładu podatkowego.

Podejście to prowadziło w praktyce do wniosku, że brak formalnej infrastruktury, takiej jak biuro czy oddział, nie wyklucza powstania zakładu, jeżeli działalność była faktycznie wykonywana na terytorium Polski w sposób zorganizowany i ciągły. W konsekwencji ryzyko podatkowe było identyfikowane szeroko, a sama praca zdalna zaczęła być traktowana jako potencjalnie wystarczająca przesłanka do uznania istnienia stałej placówki.

Na tle tej praktyki szczególnego znaczenia nabierają wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lutego 2025 r., sygn. II FSK 609/22, oraz z dnia 28 października 2025 r., sygn. II FSK 163/23, w których NSA wyraźnie zakwestionował automatyzm takiego podejścia. Sąd podkreślił, że aby mówić o zakładzie podatkowym, konieczne jest spełnienie klasycznych przesłanek wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, w szczególności istnienie stałej placówki pozostającej do dyspozycji przedsiębiorstwa. NSA wskazał, że miejsce zamieszkania pracownika co do zasady nie spełnia tego kryterium, jeśli przedsiębiorstwo nie ma nad nim kontroli ani możliwości swobodnego nim dysponowania. W ocenie sądu sam fakt wykonywania pracy z danego państwa nie jest wystarczający do przypisania temu miejscu charakteru placówki przedsiębiorstwa.

Wnioski płynące z tych wyroków wyznaczyły kierunek dalszej praktyki interpretacyjnej, co wyraźnie widać w interpretacji z 2026 r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.35.2026.2.PP. W rozstrzygnięciu tym Dyrektor KIS odszedł od wcześniejszego schematu, w którym istotne znaczenie przypisywano samej lokalizacji wykonywania pracy, i skupił się na analizie relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a miejscem jej wykonywania.

Organ wskazał, że zasadnicze znaczenie ma to, czy dane miejsce pozostaje do dyspozycji przedsiębiorstwa w sensie faktycznym i prawnym. Jeżeli pracodawca nie zapewnia pracownikowi konkretnej przestrzeni do wykonywania pracy, nie organizuje jej i nie ma wpływu na sposób korzystania z danego miejsca, trudno uznać, że mamy do czynienia ze stałą placówką przedsiębiorstwa. W analizowanej interpretacji zwrócono uwagę, że wykonywanie pracy z domu pracownika, przy zachowaniu jego swobody co do wyboru miejsca oraz przy braku ingerencji pracodawcy w tę sferę, nie prowadzi automatycznie do powstania zakładu.

Istotne znaczenie przypisano także charakterowi czynności wykonywanych przez pracownika. W sytuacji, gdy nie posiada on kompetencji do zawierania umów w imieniu przedsiębiorstwa ani nie pełni funkcji kluczowych z perspektywy generowania przychodów, ryzyko powstania zakładu ulega ograniczeniu. Tym samym analizie podlega nie tylko aspekt „miejsca”, lecz także zakres aktywności oraz jej znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa jako całości.

Interpretacja z 2026 r. wpisuje się w podejście funkcjonalne, w którym kluczowe jest badanie faktycznego stopnia związania przedsiębiorstwa z danym terytorium. Sama fizyczna obecność pracownika w danym państwie przestaje być czynnikiem rozstrzygającym, a na pierwszy plan wysuwają się elementy takie jak kontrola nad miejscem pracy, jego dostępność dla przedsiębiorstwa oraz rzeczywiste wykorzystanie w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Zestawienie interpretacji z 2025 r. oraz interpretacji z 2026 r. prowadzi do wniosku, że nastąpiło wyraźne przesunięcie akcentów w ocenie skutków podatkowych pracy zdalnej. O ile wcześniej dominowało podejście bardziej formalne i rozszerzające zakres pojęcia zakładu, o tyle obecnie widoczna jest większa ostrożność oraz potrzeba kompleksowej analizy konkretnego stanu faktycznego. Zmiana ta pozostaje spójna z kierunkiem wyznaczonym przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z 2025 r. Zarówno wyroki NSA, jak i najnowsze interpretacje Dyrektora KIS podkreślają konieczność oceny całokształtu okoliczności, w tym przede wszystkim relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a miejscem wykonywania pracy oraz charakteru realizowanych czynności. Jednocześnie wcześniejsze interpretacje z 2025 r. pokazują, że podejście organów podatkowych ewoluowało, co ma istotne znaczenie dla oceny ryzyka powstania zakładu podatkowego w modelach opartych na pracy zdalnej.

Ważne zastrzeżenie dotyczące informacji

Uprzejmie informujemy, że niniejsza informacja nie stanowi usługi doradztwa prawnego
i jest zgodna ze stanem prawnym na dzień jej przygotowania.